Laptop in mitten von Werkzeugen

Produktiv in digitalen Zeiten

Podcastparade

Produktiv in digitalen Zeiten heißt die Blogparade von Thomas Ottersbach in seinem Podcast Digitales Unternehmertum. Er fragte nach Tools und Tricks und ich hatte Lust eine Gegenposition einzunehmen. Hier ist sie.

Ich will die Episode um zwei Zitate aufziehen. Das erste ist: “Prozesse nicht Tools” von Monika Birkner und es spricht total zu mir. Warum? Nun, weil ich glaube, dass Tools und die Suche nach dem perfekten Tool uns die Sicht verstellt, auf das Problem, dass es wirklich zu lösen gilt. Tools sind toll, weil Sie einem echte Produktivität vorgaukeln. Ich werde doppelt so schnell, wenn ich nur das richtige Tool finde, also darf ich auch etwas Zeit in die Suche investieren. Klar.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich plädiere nicht dafür, dass wir das Warenwirtschaftsystem ersetzen durch einen Feuerstein-Faustkeil, mit dem wir ein paar Striche in die Wände ritzen. Fern davon, die richtigen Werkzeuge können heute mehr Unterschied machen als je zuvor und wir sollten das auch nutzen, um uns abzuheben. Ich kritisiere eher die Art und Weise, wie wir zu den Tools kommen.

Digitalisierung als große Möglichkeit

Uns wird die Digitalisierung verkauft als große Möglichkeit, Zeit zu sparen. Das kann auch stimmen, aber schauen wir uns doch mal ein paar Jahre zurück. Die wenigsten von uns sind so alt und damals schon so wichtig gewesen, dass sie, wenn sie einen Brief schreiben wollten, nur auf einen Knopf drücken mussten und dann flöten durften: “Frollein zum Diktat”.

Dann kam das Frollein mit Bleistift und Stenoblock und ließ sich den Brief diktieren. Entweder in epischer Länge, oder wenn das Frollein und der wichtige Herr schon gut zusammengearbeitet haben, dann mit Stichworten wie: Brief an Herrn Meier von der XY GmbH, Standardanrede, “…weise hiermit Ihr Anliegen vom (letzte Woche) zu (der Sache mit den Paketen) zurück…”, Standardfloskel, keine Unterschrift, bin verreist”

Und dann kam die erste Welle der Digitalisierung und keiner bekam mehr eine Sekretärin. Also mussten also alle ihre Briefe selber schreiben. Was das gekostet hat, Leuten, denen man die Finger wieder entknoten muss, bevor man sie in die Kantine schicken kann, jetzt zuzumuten Ihre Briefe selber zu schreiben… Aber geht ja alles ganz schnell und einfach mit den elektronischen Geräten. Nur die Menschen mit einzelnen Fingern die Tasten jagend, die standen dem Fortschritt im Weg.

Heute sind die meisten schneller beim Tippen. Muss ja auch, aber ein Brief braucht eine Adresse, die wird per Hand eingetragen. Im Adressbuch nachgeschaut oder im Rolodex auf Papier. Aber wir sind so viel schneller als früher weil je digital. Und dann drucken wir den Brief aus, falten ihn, falten ihn nochmal richtig, stecken ihn ins Kuvert und frankieren ihn. Wohl dem der eine Frankeirmaschine hatte.

Immer noch der gleiche Prozess wie mit der Schreibmaschine, nur ein Schritt, das Schreiben, etwas digitalisiert, aber alles was Zeit kostet: Formulieren, Suchen, Schreiben hat keiner beschleunigt.

Dann gab es noch die Steigerung, die nicht mehr alle mitgemacht haben. Das elektronische Diktat. Da konnte man dann seine Umgebung ganz leise machen und der Brief diktieren. Mit Punkt und Komma und Neuer Absatz. Ging auch gut, die meisten Leute sprechen schneller als sie tippen und gerade für Vielschreiber war das ein Vorteil.

Wie sieht produktives Briefe schreiben in digitalen Zeiten aus? Mein Beispiel ist hier die Landesbank Baden-Württemberg, die auch die Elterngeldverwaltung macht. Die können tolle Briefe schreiben. Man ruft an, hat ein Anliegen und zack bekommt man einen Brief. Eine Anrede, freundlich, gut formuliert, aber sicher aus der Retorte. Dazu den Fragebogen, den ich gebraucht habe. Individuell für mich ausgedruckt und da wo bekannt vorausgefüllt. Wahnsinn. Dazu noch ein Barcode und die Bitte für die Informationsübermittlung nur diesen Vordruck zu nutzen, weil dieser wieder zuordenbar sei.

Das muss man sich vorstellen. Die schicken mir ein individuelles Papierformular, dass ich ausfülle, und zurückschicke. Das dann geöffnet und gescannt wird und über den Barcode meiner Akte zugeführt wird. Und die sind schnell und gründlich. Wenn man keine Ahnung hat, schickt man erstmal halbfertige Unterlagen und wird dann gezielt die felhlenden Daten abgefragt. Praktisch.

Das ist professionelles Briefeschreiben. Total produktiv. Der Sachbearbeiter setzt nur noch Häkchen und die Software weiß auch, was sie nachfragen muss und schwupps, bekommt man Post.

Nur, was war hier nochmal das Problem?

Wenn ich bei Vodafone Unterlagen einreichen muss, dann bekomme ich per SMS eine Adresse, wo ich die Unterlagen, die ich mittlerweile alle digital habe, einfach hochladen kann. Durch einloggen auch sofort mit meiner Akte verbunden. Kann es sein, dass bei der Verwaltung jemand für den Verwaltungsakt dringend eine Unterschrift auf Papier haben will und daher ein riesiger Aufwand getrieben wird, nur um Briefe schreiben zu können? Der Prozess ist so weit automatisiert und mit einem Softwarewerkzeug hinterlegt, dass man das an der Schnittstelle von außen sieht und sie schreiben nur noch Briefe, weil man das so tut als Verwaltung.

Der Rest der Welt schreibt Emails. Und lacht jetzt über die Briefeschreiber. Aber meine Frage hier: Tippen Sie alles selber oder haben sie Textbausteine, füllt Ihr Tool Anrede und Daten aus dem Vorgang selber aus? Sind sie wirklich besser geworden mit Email statt Papier oder sind Sie in der direkten Tradition der Schreibmaschine über Textverarbeitung jetzt bei der Email angekommen. Keine Workflowunterstützung aber volle Freiheiten. Aber wir brauchen doch unsere vielen Mitarbeiter in der Verwaltung.

Vielleicht verpasse ich hier etwas, schreiben Sie mir gerne unter florian@smarterentwickeln.de

Das Geheimnis der Produktivität

Aber etwas lässt sich hier lernen. Es geht nicht um das Briefe oder Emails schreiben, sondern das Kommunizieren mit dem Kunden, ihrem Kunden, dem Mensch, der bei Ihnen kauft. Seien auch Sie als Mensch mit Ihrer Kommunikation erkennbar, aber nutzen Sie die Mittel zur Automatisierung.

Ihre Computer wissen doch mittlerweile alles, was bei Ihnen passiert. Vielleicht ist das Wissen etwas chaotisch verteilt und nicht strukturiert und deswegen nicht nutzbar, aber es ist schon mal drin.

Fragen Sie Sich immer, wenn Sie eine Adresse abtippen, immer, wenn Sie eine Vorgangsnummer abtippen warum Sie das tun. Und das ist das eigentliche Geheimnis, in digitalen Zeiten produktiv zu sein, nicht welches Tool benutze ich, sondern, warum mache ich hier diese widerholte Tätigkeit. Gehen Sie von ihren eigenen Prozessen aus. Schauen Sie Sich die wiederholten Tätigkeiten an und lagern Sie diese an den Rechenknecht aus.

Ihr Kunde zahlt nicht pünktlich? Die freundliche Erinnerung, später auch die Mahnung geht direkt aus Ihrem System raus. Wenn sie wirklich wollen, kann da täglich ein Mensch drüber schauen, aber angestoßen wird das von der Maschine.

Ihr Fast-Kunde hat im Online-Shop seinen Einkaufswagen vollgeräumt und nur nicht bestellt und bezahlt. Die harte Arbeit hat er sich gemacht, aber Ihnen dann doch das Geld vorenthalten. Stupsen Sie ihn automatisch an. So etwas kann Ihr Emailmarketingdienst.

Der gleiche, den Sie einsetzen, um die Kunden regelmäßig mit Neuigkeiten und Angeboten zu versorgen.

Angebot wegschicken. Bitte direkt aus der Software. Auftrag bestätigen? Bitte direkt aus der Software. Rechnung schreiben? Kommt automatisch direkt aus, na Sie wissen schon. Seien Sie Mensch und schreiben Sie noch eine Zeile an den Mitarbeiter beim Lieferanten, mit dem Sie schon 7 Jahre Kontakt haben, aber schreiben Sie bloß nicht mehr irgendwelche Teilenummern ab und schicken die als unformatierte Email. Das geht besser.

Wenn Sie so Zug um Zug die Emails sich anschauen, die Sie jeden Tag schreiben. Der Projektmanager fragt den Projektstatus ab, Sie laden zu einer Besprechung ein, der Urlaubsantrag wird per Email geschickt. Fragen Sie Sich bei jedem Vorgang: Zu welchem Prozess gehört das? Kann die Email da nicht direkt herauskommen? Muss das pberhaupt eine Email sein, oder kann der Status auch anders eingesammelt werden? Kann der Urlaubsantrag anders gehandelt werden? Die Lieferantenrechnung zur Genehmigung, muss das eine Email sein?

Wer in digitalen Zeiten produktiv werden will, darf sich die ganze Zeit fragen: Warum soll ich das eigentlich machen? Warum soll ich die Information suchen, warum soll ich das abtippen, warum soll ich das in der Form verschicken.

Und wenn Sie diese Fragen schonungslos stellen und beantworten, dann werden Sie feststellen, dass an vielen Stellen der Mensch nicht mehr gebraucht wird. Zumindest nicht mehr als Sender.

Und dann arbeiten Sie nicht mehr den ganzen Tag im Emailprogramm und dann passiert etwas spannendes. Sie können Ihr Emailprogramm auch mal ausmachen. Die eigentliche Arbeit passiert dann in anderen Tools und schon werden Sie nicht mehr unterbrochen vom nervigen Ping. Und dann bleiben Sie konzentriert und dann bleiben Sie auch produktiv.

Produktiv heißt für mich nicht alles unhinterfragt schneller zu machen, sondern vor allem zu hinterfragen was ich hier mache und ob mich das meinem Ziel näher bringt. Monika Birkner sagte Prozesse nicht Tools und liegt damit genau goldrichtig. Manchmal ist es eben besser, das richtige Problem zu lösen.

Aber es gibt ja noch mehr.

Neue Möglichkeiten: Maßkonfektion

Mit digitalen Mitteln gehen Dinge, die früher nicht gegangen wären. Ein kleiner Mittelständler hat keine Bestellannahme am Telefon rund um die Uhr. Dreischicht im Vertrieb? Wer soll das denn zahlen? Aber ein Online-Shop, in dem Kunden die wichtigen Informationen selber finden und bestellen können hat rund um die Uhr offen. Und nimmt die Bestellung entgegen.

Der Kunde nimmt nicht nur in Kauf, dass da kein Mensch ist, sondern freut sich über die ausgeweiteten Öffnungszeiten.

Oder schauen wir uns etwas weiter hinten das Thema Leistungserbringung ein. Ich mag Maßkonfektion. Ich habe so komische Körpermaße, dass ich von der Stange nicht glücklich werde. Klar, Socken und Unterwäsche ziehen sich, aber Anzüge von der Stange sehen bei mir schrecklich aus. Die Arme zu lang die Proportionen verrutscht. Wozu ziehe ich eigentlich Anzüge an? Um ordentlich, kompetent, vertrauenserweckend auszusehen. Geht bei mir von der Stange nicht.

Also Maßarbeit. Aber die ist teuer. Da wird ein Profi, ein wertvoller Mensch lange damit beschäftigt, mich zu vermessen und es hinzubekommen, dass flache Stoffe, so auf meinem Körper verteilt werden, dass es gut aussieht. Das geht, kostet aber Zeit und Geld.

Die Digitalisierung schafft hier neue Möglichkeiten. Maßkonfektion ist die Anwendung der Maßarbeit auf die Konfektion. Hier werden verschiedenen Paßmuster anprobiert, bis eines leidlich passt und dann so lange angepasst, bis es gut passt. Die kleinen Korrekturen gehen in den Rechner, in dem ein Algorithmus daraus einen individuellen Schnitt macht. Der wird dann gefertigt. Der Näherei ist es egal, ob die Klamotte Größe 27 oder 56 ist. Die wird immer gleich zusammengenäht. Nur der Zuschnitt kann jetzt nicht mehr 20 Lagen gleichzeitig schneiden, sondern muss jedes einzelne Kleidungsstück einzeln ausschneiden.

Der Gesamtprozess ist faszinierend. Im Ergebnis erhält man eine Maßgeschneiderte Lösung, bei der möglichst viele Arbeitsschritte skalierbar oder identisch mit den Prozessen für Konfektionsware ablaufen. Diese maßgeschneierte Lösung kostet dann in etwas so viel wie gute Konfektionsware. Warum auch nicht, der Aufwand war ja auch fast nicht höher, aber das Ergebnis ist so viel besser.

Sie mögen jetzt Schmunzeln, aber ich meine das durchaus ernst. Wenn Sie in einer Branche sind, die bisher von der Stange verkauft. Dann empfehle ich Ihnen ein Fortbildungsseminar. Kaufen Sie Sich ein Kostüm oder Anzug in Maßkonfektion und schauen Sie Sich den Prozess genau an. Stellen Sie Fragen ohne Ende. Kostet ungefähr die Hälfte von einem professionellem Eintagesseminar und am Ende springt noch ein neues Stück zum Anziehen dabei heraus.

Gerade, wenn Sie in einer Branche sind, die bisher aus dem Katalog verkauft. Eine ordentliche Variantenvielfalt hat, aber noch nicht individuell auf den Kunden eingeht, dann lohnt sich das. Nach dem Einmessen kommt der Workshop-Teil. Mit den gesammelten Eindrücken gehen Sie in ein Kaffee und denken bei einem bis drei Koffeinhaltigen Getränken Ihren eigenen Prozess mal durch und fragen sich, wie das bei Ihnen ginge.

Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie das interessiert, das ist eines meiner Steckenpferde.

Ein Wort aus der Praxis: Das Programm, der Algorithmus, der das alles umsetzt ist Ihr kleinstes Problem. Die Menschen sind das spannende. Wenn Sie den Schritt wagen von einem fertigen Produkt (Konfektionsware) zu einem algorithmisch maßgeschneidertem Produkt zu wechseln, dann werden Ihnen Ihre eigenen Leute nicht folgen. Schließlich haben Sie für jedes Produkt ein aufwändiges Entwicklungsprojekt mit Tests und allem durchlaufen. Das kann man doch nicht so einfach durch ein Computerprogramm ersetzen. Doch kann man, aber Sie dürfen hier Ihre Mitarbeiter an die Hand nehmen und sie da durch führen. Das geht an die Substanz, das rüttelt am Selbstbild.

Oder wenn Sie eine reine Projektorganisation sind, in der immer alles neu erfunden wird, dann kommen Sie aus der anderen Richtung und dann werden Ihre eigenen Leute sich auflehnen und sagen: Da steckt so viel Wissen drin, das kann man nicht automatisieren. Doch kann man. Aber auch hier dürfen Sie die Menschen an die Hand nehmen.

Das ist nicht mit ein paar Gleichungen in einem Excel-Diagramm getan. Auch wenn es damit anfängt. Maßkonfektion ist ein neues Geschäftsmodell, dass Einfluss auf die ganze Firma nimmt. Das ist ein erheblicher Wandel, aber es ist so wertvoll, weil Sie es dadurch schaffen, die Kostenstruktur eines Massenfertigers mit der flexibilität für den Kunden einer Projektorganisation zu verbinden. Dazu reduzieren Sie noch Ihr Risiko, weil Sie einen ganz berechenbaren Prozess mit berechenbaren Ergebnissen haben.

Ohne IT nicht möglich. Aber diese gesteigert Wertschöpfung ist es woran ich denke, wenn ich von Produktivität in digitalen Zeiten rede.

Probleme nicht nur lösen, sondern eliminieren

Und dann habe ich noch einen dritten Aspekt, den ich wider an einem Zitat aufhänge. John Cutler sagte: Walk a mile in your customer’s shoes and then figure out how to remove that mile altogether. Also geh eine Meile in den Schuhen Deiner Kunden und dann finde heraus, wie Du diese Meile loswerden kannst.

Es geht nicht darum etwas leichter oder besser zu machen. Es geht darum, das Problem loszuwerden. Sie haben keine Lust sich damit herumzuschlagen, das Mahnwesen zu automatisieren? Ok. Verstehe ich, hat keiner. Aber muss man tun, damit die Zahl der offenen Posten nicht zu sehr steigt, oder? Haben Sie schonmal darüber nachgedacht nicht zu mahnen? Kein Scherz. Einfach nicht mahnen. Sie verkaufen Zeitschriftenabos und Kunde zahlt nicht. Einfach einstellen. Keine Leistung erbringen. Doof sagen Sie, dann nehmen zu viele Kunden die kalte Kündigung wahr. Ok, wie wäre es mit Vorkasse? Das ganze Abbuchungswesen ist entstanden, um dieses Problem in den Griff zu bekommen.

Also, stellen Sie sich die Frage: Was versuche ich hier gerade zu machen? Geht es wirklich darum eine alte Handlung schneller und effizienter zu machen (die LBBW kann toll viele Briefe schreiben) oder geht es darum ein Ziel zu erreichen. Welche Wege gibt es noch, das Ziel zu erreichen. Können Sie vielleicht auch ein anderes Ziel erreichen? Das wirtschaflich für Sie das gleiche bedeutet?

Wie Sie sehen sind wir immer noch bei Prozess vor Tools. Sie dürfen sich erst klar werden, was Sie benötigen, bevor Sie Sich die Tool-Frage stellen. Nur ich finde das Zitat von John Cutler so spannend, dass ich es einfach noch oben auf setzen möchte. Weil es so schön dazu animiert, darüber nachzudenken, welche Arbeiten ganz entfallen können.

Letztlich geht es um die Frage, was Sie heutzutage anders lösen können als früher. Und eben auch, welche Probleme erstmal neu gefasst werden müssen, bevor Sie Gedanken auf eine Lösung verwenden.

Effizienz und Effektivität. Sachen schnell machen (also seine Sache richtig gut machen) oder die richtigen Sachen machen. Das zweite hat den viel größeren Hebel.

Und die richtigen Dinge sind nicht immer offensichtlich. Deswegen ist es so spannend, sich mit den Kunden zusammenzusetzen und zu schauen, was sie tun, was wehtut. Und wenn es um die eigene Produktivität geht sind Sie hier Ihr eigener Kunde. Was tut denn weh, was kostet Zeit und Geld, und was kann man daraus machen.

Ich habe hier das Glück, dass mir repetitive Tätigkeiten weniger Spaß machen als eine Wurzelbehandlung. Ich sitze lieber viermal so lange daran, um eine Sache zu automatisieren, die ich drei mal machen muss. Aber nächsten Monat habe ich dann den Vorteil. Wiederholte Tätigkeiten machen mir physische Schmerzen, also schiebe ich die in den Computer. Aber erst nachdem ich sie verstanden habe.

Andere sind da anders. Die kommen damit klar eine Einladung an hundert Leute zu verschicken und immer wieder ein neues Dokument dafür anzulegen. Oder eine Besprechungsserie einzuladen und einzelne Termine zu machen oder oder oder. Diesen Menschen mag ein Tool helfen, aber es bleibt ein Tropfen auf den heißen Stein. Hier dürfen Sie die Leute an die Hand nehmen und in produktivere Arbeitsweisen führen. Dazu haben wir eine Arbeitsvorbereitung in der Fabrik, dazu machen sich Leute in der Verwaltung Gedanken zu Prozessen, die dann angewandt werden.

Empfehlungen zu Produktivität in digitalen Zeiten

Die Podcastparade rief auf zu konkreten Toolempfehlungen und ich sagte bereits: Das ist erst der zweite Schritt. Aber auch ich will konkret werden.

Meine Empfehlungen:

Werden Sie die Handarbeit los.

Sie sollten keinen Urlaubsantrag per Hand durchs Haus tragen oder auf Papier unterschreiben.

Lieferantenrechnungen gehören in ein Workflowtool.

Email gehört so weit wie möglich aus spezifischen Tools geschrieben. Das betrifft das Marketing, das Angebotswesen, die Rechnungsstellung, das Mahnwesen. Das betrifft die interne Kommunikation in Projekten.

Terminverfolgung machen nicht die Menschen.

Haben Sie eine Briefvorlage in Word? Warum? Für welche Zwecke? Welches Tool fehlt Ihnen?

Feritgungsplanung in Excel? Wie lange soll die Firma noch existieren?

Allgemein: Kritische Geschäftsprozesse in Excel? Fragen Sie doch einfach mal jede Abteilung, was passiert, wenn Sie ihnen Excel wegnehmen. Alle diese Prozesse sind mit sicherheit woanders besser aufgehoben.

Das gilt auch für Controller. 4 Tage auf den Monatsabschluss warten? Ja, da haben sich alle dran gewöhnt, aber das ist Quatsch. Das geht live im Business Intelligence Tool.

Dann

Welche Optionen poppen auf?

Welche Produktkonfigurationen können Sie fast ohne Mehrkosten angehen? Wo können Sie bisherige Maßarbeit in Maßkonfektion überfürhen und wo können Sie Produkt von der Stange für den Kunden durch Maßkonfektion anpassen. Ihre Kunden und Ihre Wirtschaftlichkeit wird es Ihnen danken.

Welche digitalen Geschäftsmodelle können Sie angehen. Habe ich jetzt nicht besprochen. Ist aber wichtig genug für die Liste.

Und zuletzt: Was machen Sie nicht mehr?

Schreiben Sie keine Briefe mehr. Und wenn dann automatisch.

Drucken Sie keine Kataloge mehr. Und wenn dann maßgeschneidert.

Leben Sie nicht mehr Ihr analoges Leben in digitalen Zeiten.